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Expedição de documentos online

Última atualização: 25/03/2019

Sumário

1.      Sobre o módulo Expedição de Documentos Online do SGLab. 1

1.1.       Das etapas do processo de expedição de documentos online no SGLab. 2

1.2.       Da confirmação de entrega do documento online. 3

1.3.       Da suspensão do documento online. 3

1.4.       Das ações dos usuários por nível de acesso ao inventário. 3

2.      Como cadastrar um template. 4

3.      Como editar um template. 6

4.      Como alterar a imagem do fundo de um template. 9

5.      Como excluir um template. 12

6.      Como expedir documentos a partir de um template. 12

7.      Como excluir um documento emitido. 16

8.      Como visualizar e,ou imprimir o documento emitido. 18

9.      Como suspender um documento online. 23

 

 

1.    Sobre o módulo Expedição de Documentos Online do SGLab

 

O módulo Expedição de Documentos Online do SGLab é responsável por:

1.       Criar templates de documentos online, como certificados, declarações, etc.

2.       Gerar documentos online a partir dos templates com validação através de chave única e acesso via QrCode, sendo o usuário destinatário do documento avisado por e-mail da existência de documento emitido em seu nome.

 

Observações importantes:

1.       Somente os usuários responsáveis por laboratórios / espaços podem administrar templates e documentos online.

2.       O template é formado por um texto base composto com campos de preenchimento dinâmico.

3.       Os campos de preenchimento dinâmico devem estar entre chaves {} e não podem possuir espaços.

4.       Os campos de preenchimento dinâmico são alimentados com os conteúdos de arquivos CSV importados para o Sistema.

5.       Após a importação o usuário responsável pelo laboratório / espaço deverá autorizar a emissão dos documentos.

6.       Somente após a autorização da emissão dos documentos, o Sistema enviará os e-mails de comunicação ao destinatário, uma vez por semana, durante 2 meses da data de atualização do documento no Sistema.

1.1.                  Das etapas do processo de expedição de documentos online no SGLab

 

O processo de expedição de documentos online é composto por 2 etapas, a saber:

·         ETAPA 1 – Criação do template do documento:

o   Somente o responsável pelo laboratório / espaço poderá criar o template, atribuindo-lhe:

§  Um nome.

§  O tipo (Certificado ou Declaração).

§  Um texto-base contendo os campos de preenchimento dinâmico.

§  Uma imagem de fundo.

o   O texto-base é apresentado no documento online sempre centralizado.

o   Os campos de preenchimento dinâmico devem estar entre chaves {}.

o   Os campos de preenchimento dinâmico não podem apresentar espaço.

o   O Sistema possui uma imagem de fundo padrão que poderá ser substituída por outra no formato .jpg ou .png e que apresente o resultado da divisão da largura pela altura compreendida entre 1,4 e 1,5 para evitar distorções quando da impressão do documento.

 

·         ETAPA 2 – Expedição dos documentos a partir do template:

o   O responsável pelo laboratório / espaço deve fazer o download do arquivo CSV para preenchimento dos dados que alimentarão os campos de preenchimento dinâmico.

o   A primeira e a segunda colunas do arquivo CSV deverão apresentar, obrigatoriamente o nome e o e-mail do destinatário do documento online (colunas nomeDestinatario e emailDestinatario, respectivamente).

o   O e-mail informado na segunda coluna do arquivo CSV será utilizado para comunicação ao destinatário de que há documento disponível para o mesmo no SGLab.

o   O acesso ao documento online será através de link específico para tal, por isso o e-mail informado deve ser válido e ativo.

o   Após o preenchimento dos campos do arquivo CSV com os dados que serão utilizados para alimentar os campos de preenchimento dinâmico, o responsável pelo laboratório / espaço deverá fazer a importação do mesmo para o SGLab.

o   Após a importação do arquivo CSV, os documentos serão expedidos automaticamente, mas o responsável pelo laboratório / espaço deverá autorizar a expedição.

o   Nos próximos dois meses, a contar da data da última atualização do documento, uma vez por semana, o Sistema enviará e-mail ao destinatário com o link para acesso ao documento, desde que o status do documento seja igual a “Autorizado”.

 

1.2.                  Da confirmação de entrega do documento online

 

Após a emissão dos documentos online e da autorização concedida pelos responsáveis pelos laboratórios / espaços cadastrados no SGLab, o Sistema envia e-mail aos destinatários dos documentos com o link para acesso aos mesmos. Ao clicar no link, o certificado será apresentado e o Sistema alterará o status do documento de “Autorizado” para “Entregue”.

 

1.3.                  Da suspensão do documento online

 

Os documentos emitidos cujos status sejam “Autorizado” ou “Entregue” podem ser suspensos pelos usuários responsáveis pelos Laboratórios / Espaços que os emitiram. Nesse caso, será necessário registrar o motivo da suspensão do documento. Essa informação será apresentada quando da apresentação do documento online e o mesmo terá o texto riscado e a fonte ficará vermelha. O status “Suspenso” poderá ser alterado para “Autorizado”.

 

1.4.                  Das ações dos usuários por nível de acesso ao inventário

 

Ação

Usuário responsável por Laboratório / Espaço

Destinatário do documento online

Cadastrar template

X

 

Editar o template

X

Se existirem documentos emitidos a partir do template, somente o status do template poderá ser alterado

 

Alterar a imagem de fundo do template

X

Se não existirem documentos emitidos a partir do template

 

Excluir o template

X

Se não existirem documentos emitidos a partir do template

 

Expedir documentos a partir do template

X

Se o status do template for igual a “Ativo”

 

Excluir documento emitido a partir do template

X

Se o status do documento for igual a “Aguardando”

 

Visualizar ou Imprimir o documento emitido a partir do template

X

Clicando no QrCode de qualquer página do Sistema relacionada aos documentos emitidos

X

Através do link existente no e-mail enviado pelo Sistema

Suspender um documento emitido

X

Se o status do documento for igual a “Autorizado” ou “Entregue”

 

 

2.    Como cadastrar um template

 

Quem?

Usuário responsável por laboratório / espaço cadastrado no SGLab.

Como?

 

3.    Como editar um template

 

Quem?

Usuário responsável por laboratório / espaço cadastrado no SGLab.

ATENÇÃO: Após a expedição de documento baseados no template, somente o status do template poderá ser alterado.

Como?

 

 

4.    Como alterar a imagem do fundo de um template

 

Quem?

Usuário responsável por laboratório / espaço cadastrado no SGLab.

ATENÇÃO 1: Após a expedição de documento baseados no template, a imagem do fundo do template não poderá ser alterada.

ATENÇÃO 2: A divisão da largura pela altura da imagem deve estar compreendida entre 1,4 e 1,5. Dimensões ideais: 1736 px X 1194 px ou 868 px X 597 px.

Como?

 

5.    Como excluir um template

 

Quem?

Usuário responsável por laboratório / espaço cadastrado no SGLab.

ATENÇÃO: Após a expedição de documento baseados no template não será possível excluir o template.

Como?

 

6.    Como expedir documentos a partir de um template

 

Quem?

Usuário responsável por laboratório / espaço cadastrado no SGLab.

ATENÇÃO: A expedição de documentos a partir de um template é possível somente se o status do template for igual a “Ativo.

Como?

 

Preencha o arquivo CSV com os dados a serem importados para o SGLab

 

 

7.    Como excluir um documento emitido

 

Quem?

Usuário responsável por laboratório / espaço cadastrado no SGLab.

ATENÇÃO: Um documento emitido a partir de um template somente poderá ser excluído se o seu status for igual a “Aguardando.

Como?

 

8.    Como visualizar e,ou imprimir o documento emitido

 

Quem?

Usuário responsável por laboratório / espaço cadastrado no SGLab, clicando no QrCode existente em qualquer página do Sistema relacionada com o documento.

Destinatário do documento, clicando no link existente no e-mail enviado pelo Sistema informando da existência do documento online.

Como?

RESPONSÁVEL PELO LABORATÓRIO / ESPAÇO

 

OU

 

 

DESTINATÁRIO DO DOCUMENTO ONLINE

 

 

9.    Como suspender um documento online

 

Quem?

Usuário responsável por laboratório / espaço cadastrado no SGLab.

ATENÇÃO: Um documento emitido pode ser suspenso quando o status do documento for igaua a “Autorizado” ou “Entregue.

Como?

 

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