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Inventários

Última atualização: 14/03/2019

Sumário

1.      Sobre o módulo Inventários do SGLab. 1

1.1.       Das etapas do processo de inventário no SGLab. 1

1.2.       Das perguntas sobre o armazenamento dos elementos. 3

1.3.       Das ações dos usuários por nível de acesso ao inventário. 5

2.      Como cadastrar um inventário. 7

3.      Como acessar o ambiente de administração de inventários. 9

4.      Como alterar o nome de um inventário. 10

5.      Como excluir um inventário. 11

6.      Como vincular os usuários do SGLab a um inventário. 12

7.      Como alterar o vínculo dos usuários do SGLab com o inventário. 14

8.      Como excluir o vínculo dos usuários do SGLab com o inventário. 16

9.      Como visualizar os e-mails dos usuários do SGLab com vínculo “Ativo” com o inventário. 17

10.         Como importar o arquivo CSV contendo os elementos a serem inventariados. 18

11.         Como excluir os elementos a serem inventariados. 20

12.         Como relacionar os inventariantes com os elementos que serão inventariados. 21

13.         Como registrar as contagens dos elementos e as observações relacionadas com o armazenamento dos elementos. 23

14.         Como alterar o registro da contagem dos elementos e,ou das observações relacionadas com o armazenamento dos elementos. 25

15.         Como visualizar o relatório final e,ou o sub-relatório com as observações sobre o armazenamento dos elementos. 27

 

 

1.    Sobre o módulo Inventários do SGLab

 

O módulo inventários do SGLab é responsável pelo registro dos inventários de elementos e produção do relatório final do inventário de forma semiautomática, compreendendo etapas executadas pelos gestores, pelo presidente/secretário e pelos inventariantes, bem como do processamento das informações e geração automática do relatório final pelo Sistema.

1.1.                  Das etapas do processo de inventário no SGLab

 

O processo de inventário é composto por 4 etapas, a saber:

·         ETAPA 1 – Cadastro do inventário:

o   O responsável pelo laboratório / espaço (um almoxarifado cadastrado no SGLab, por exemplo), cadastra o inventário.

o   O responsável pelo laboratório / espaço que cadastra um inventário será o seu primeiro gestor.

o   A data de início do inventário será a data de cadastro do inventário no SGLab.

o   O status inicial do inventário será “Ativo”.

 

·         ETAPA 2 – Vinculação dos inventariantes e upload dos elementos a serem inventariados:

o   O gestor do inventário deverá vincular os usuários da base de dados do SGLab ao inventário num dos seguintes níveis de acesso: gestor, presidente, secretário, inventariante.

o   Cada inventário deve possuir no mínimo um gestor e, obrigatoriamente, um presidente.

o   O gestor vincula apenas o primeiro presidente do inventário. As alterações de usuários na função de presidente são realizadas pelo presidente atual ou pelo secretário atual do inventário.

o   O gestor, na falta de secretário do inventário, vincula apenas o primeiro secretário do inventário. As alterações de usuários na função de secretário são realizadas pelo presidente atual ou pelo secretário atual do inventário.

o   O gestor do inventário deverá fazer upload do arquivo CSV contendo os elementos a serem inventariados.

o   Se não houver nenhum registro de contagem de elemento, o gestor poderá excluir os elementos importados.

 

·         ETAPA 3 – Realização do inventário:

o   O presidente ou o secretário do inventário deverá, antes de qualquer contagem de elementos, atribuir o status “Ativo” ou “Inativo” aos inventariantes.

o   Somente os inventariantes ativos poderão participar das contagens de elementos.

o   Dentre os inventariantes com status “Ativo” o presidente ou o secretário poderá selecionar aqueles que efetivamente atuarão como inventariantes na contagem de elementos a ser realizada.

o   O presidente e o secretário poderão atuar como inventariantes, efetuando contagens de elementos.

o   O Sistema, sob ação do presidente ou do secretário, selecionará de forma aleatória, quais inventariantes realizarão as contagens dos elementos, de modo que nenhum dos inventariantes faça a contagem de um mesmo elemento em nenhuma das contagens.

o   Os inventariantes terão acesso apenas aos elementos que farão as contagens para registro da quantidade contada, bem como das observações relacionadas com o armazenamento dos elementos (conforme IN SEDAP nº 205, de 08/04/1988).

o   Os gestores poderão acompanhar todos os registros de contagens e de observações relacionadas ao armazenamento dos elementos pelos inventariantes, incluindo o saldo dos elementos.

o   A contagem dos elementos é “às cegas”, ou seja, o saldo dos elementos e as quantidades contadas por outros inventariantes (e também as observações relacionadas com o armazenamento dos elementos) não são apresentadas ao inventariante.

o   O saldo e as observações relacionadas com o armazenamento dos elementos são apresentados a todos os inventariantes somente após o elemento apresentar o status “Finalizado”, mas são apresentados ao inventariante que realizou o registro (e ao gestor).

o   O elemento obtém o status “Finalizado” ao se registrar uma quantidade contada igual ao saldo ou igual a outra quantidade contada.

o   Ao final de cada etapa de contagens de elementos, caso existam elementos com status “Aguardando”, o presidente ou o secretário deverá repetir as etapas anteriores de seleção de inventariantes e atribuição de elementos a serem inventariados até que todos os elementos apresentem o status “Finalizado”.

o   Enquanto o inventário não obtiver o status “Finalizado” ou enquanto o presidente ou o secretário não selecionarem os inventariantes para nova contagem, o inventariante poderá alterar o registro efetuado na contagem atual. Explicando: para um inventariante que registrou a 2ª contagem de determinado elemento, mas o presidente ou secretário não selecionou os inventariantes para a 3ª contagem nem o inventário foi finalizado, ele poderá alterar o registro efetuado para esse elemento.

 

·         ETAPA 4 – Finalização do inventário e produção do relatório final:

o   Quando todos os elementos apresentarem o status “Finalizado”, o Sistema atribui o status “Finalizado” ao inventário e disponibiliza o relatório final aos responsáveis pelo laboratório / espaço de origem do inventário, bem como aos gestores e aos inventariantes (incluindo o presidente e o secretário).

o   A data de término do inventário será a data de registro do status do inventário como “Finalizado”.

1.2.                  Das perguntas sobre o armazenamento dos elementos

 

Os inventariantes, a cada registro da quantidade contada dos elementos, deverão, para cada elemento, registrar também as respostas às seguintes perguntas, conforme a IN SEDAP nº 205, de 08/04/1988:

·         Pergunta A1: O material está resguardado contra furto ou roubo, e protegido contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos?

·         Pergunta A2: O material estocado a mais tempo é fornecido em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sai - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque?

·         Pergunta A3: O material está estocado de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário?

·         Pergunta A4: Sendo o material de grande movimentação, está estocado em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição OU, sendo o material de pequena movimentação está estocado na parte mais afastada das áreas de expedição?

·         Pergunta A5: O material está em contato com o piso?

·         Pergunta A6: A arrumação do material prejudica o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater incêndio (Corpo de Bombeiros)?

·         Pergunta A7: O material está concentrado em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário?

·         Pergunta A8: Sendo o material pesado e,ou volumoso, está estocado nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação?

·         Pergunta A9: O material está conservado nas embalagens originais e somente abertos quando há necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização?

·         Pergunta A10: A arrumação do material foi feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas?

·         Pergunta A11: Sendo o material empilhado, atentou-se para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes)?

As possíveis respostas a cada pergunta são:

·         0 – Não observado

·         1 – Sim

·         2 – Alguns

·         3 – Não

Após o inventário apresentar o status “Finalizado”, será possível a impressão dos sub-relatórios relacionados às observações sobre o armazenamento dos elementos, separados por pergunta e tipo(s) de resposta.

Para o relatório final, serão apresentados os elementos que possuírem respostas de acordo com as regras a seguir:

Pergunta

Resposta de interesse para apresentação do elemento no relatório final

Pergunta A1: O material está resguardado contra furto ou roubo, e protegido contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos?

·         2 – Alguns

·         3 – Não

Pergunta A2: O material estocado a mais tempo é fornecido em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sai - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque?

·         2 – Alguns

·         3 – Não

Pergunta A3: O material está estocado de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário?

·         2 – Alguns

·         3 – Não

Pergunta A4: Sendo o material de grande movimentação, está estocado em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição OU, sendo o material de pequena movimentação está estocado na parte mais afastada das áreas de expedição?

·         2 – Alguns

·         3 – Não

Pergunta A5: O material está em contato com o piso?

·         2 – Sim

·         3 – Alguns

Pergunta A6: A arrumação do material prejudica o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater incêndio (Corpo de Bombeiros)?

·         2 – Sim

·         3 – Alguns

Pergunta A7: O material está concentrado em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário?

·         2 – Alguns

·         3 – Não

Pergunta A8: Sendo o material pesado e,ou volumoso, está estocado nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação?

·         2 – Alguns

·         3 – Não

Pergunta A9: O material está conservado nas embalagens originais e somente abertos quando há necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização?

·         2 – Alguns

·         3 – Não

Pergunta A10: A arrumação do material foi feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas?

·         2 – Alguns

·         3 – Não

Pergunta A11: Sendo o material empilhado, atentou-se para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes)?

·         2 – Alguns

·         3 – Não

 

1.3.                  Das ações dos usuários por nível de acesso ao inventário

 

Ação

Usuário responsável por Laboratório / Espaço

Gestor do Inventário

Presidente ou Secretário do inventário

Inventariantes

Cadastrar o inventário no SGLab

X

 

 

 

Alterar o nome do inventário

X

Se o status do inventário for diferente de “Finalizado”

 

 

 

Excluir o inventário

X

 

 

 

Criar o vínculo de gestor

 

X

 

 

Alterar o vínculo de gestor

 

X

Se mais de um gestor “Ativo”

 

 

Excluir o vínculo de gestor

 

X

Se mais de um gestor “Ativo”

 

 

Criar o vínculo de presidente

 

X

Se não existir nenhum presidente “Ativo”

X

 

Alterar o vínculo de presidente

 

 

X

 

Excluir o vínculo de presidente

 

X

Se não tiver contagem registrada para o presidente

 

 

Criar o vínculo de secretário

 

X

Se não existir nenhum secretário “Ativo”

X

 

Alterar o vínculo de secretário

 

 

X

 

Excluir o vínculo de secretário

 

X

Se não tiver contagem registrada para o secretário

 

 

Criar o vínculo de inventariante

 

X

 

 

Alterar o vínculo de inventariante

 

 

X

 

Excluir o vínculo de inventariante

 

X

Se não tiver contagem registrada para o inventariante

 

 

Visualizar os e-mails dos integrantes ativos (pode copiar, não pode imprimir)

 

X

X

 

Importar o arquivo CSV contendo os elementos a serem inventariados

 

X

Se não existirem elementos importados

 

 

Excluir os elementos importados

 

X

Se não tiver contagem registrada para nenhum elemento

 

 

Definir os inventariantes para as contagens

 

 

X

Se tiver elementos importados

 

Selecionar os elementos a serem contados pelos inventariantes

 

 

X

 

Confirmar os vínculos inventariantes – elementos a serem contados

 

 

X

 

Registrar a contagem dos elementos e as observações relacionadas com o armazenamento

 

 

X

Desde que selecionado como inventariante de elementos

X

Desde que selecionado como inventariante de elementos

Alterar o registro de contagens e,ou de observações relacionadas com o armazenamento

 

 

X

Desde que selecionado como inventariante de elementos e somente para os registros efetuados na contagem atual

X

Desde que selecionado como inventariante de elementos e somente para os registros efetuados na contagem atual

Visualizar e,ou imprimir o relatório final

X

Após o inventário apresentar status “Finalizado”

X

Após o inventário apresentar status “Finalizado”

X

Após o inventário apresentar status “Finalizado”

X

Após o inventário apresentar status “Finalizado”

Visualizar e,ou imprimir os sub-relatórios relacionados com as observações sobre o armazenamento

X

Após o inventário apresentar status “Finalizado”

X

Após o inventário apresentar status “Finalizado”

X

Após o inventário apresentar status “Finalizado”

X

Após o inventário apresentar status “Finalizado”

 

2.    Como cadastrar um inventário

 

Quem?

Usuário responsável por laboratório / espaço cadastrado no SGLab.

Como?

 

3.    Como acessar o ambiente de administração de inventários

 

Quem?

Qualquer usuário do SGLab com vínculo ativo com o inventário (gestor, presidente, secretário, inventariante).

Como?

 

4.    Como alterar o nome de um inventário

 

Quem?

Gestor, para inventários com status diferente de “Finalizado”.

Como?

 

5.    Como excluir um inventário

 

Quem?

Gestor.

Como?

 

6.    Como vincular os usuários do SGLab a um inventário

 

Quem?

Gestor:

·         Vincula outros gestores.

·         Vincula o presidente se não houver presidente ativo.

·         Vincula o secretário se não houver secretário ativo.

·         Vincula os inventariantes.

Presidente ou secretário:

·         Vincula presidente.

·         Vincula secretário.

Como?

 

 

7.    Como alterar o vínculo dos usuários do SGLab com o inventário

 

Quem?

Gestor:

·         Altera o vínculo de outros gestores.

Presidente ou secretário:

·         Altera os vínculos de presidente, secretário e inventariantes.

Como?

 

8.    Como excluir o vínculo dos usuários do SGLab com o inventário

 

Quem?

Gestor:

·         Exclui todos os vínculos (gestores, presidente, secretário, inventariantes), desde que o usuário não tenha realizado nenhuma contagem no inventário.

Como?

 

9.    Como visualizar os e-mails dos usuários do SGLab com vínculo “Ativo” com o inventário

 

Quem?

Gestor, presidente e secretário.

Como?

 

10.          Como importar o arquivo CSV contendo os elementos a serem inventariados

 

Quem?

Gestor, desde que não haja nenhum elemento importado anteriormente.

ATENÇÃO: o arquivo CSV deve apresentar as seguintes características:

·         Separador: ponto-e-vírgula (;).

·         Cabeçalho (na ordem apresentada):

o   idsubelemento

o   subelemento

o   codigo

o   descricao

o   unidade

o   valorunitario

o   qtdsaldoatual

Como?

 

11.          Como excluir os elementos a serem inventariados

 

Quem?

Gestor, desde que não haja nenhum inventariante destinado à contagem de nenhum elemento.

Como?

 

12.          Como relacionar os inventariantes com os elementos que serão inventariados

 

Quem?

Presidente ou Secretário.

Como?

 

13.          Como registrar as contagens dos elementos e as observações relacionadas com o armazenamento dos elementos

 

Quem?

Inventariante.

Como?

 

14.          Como alterar o registro da contagem dos elementos e,ou das observações relacionadas com o armazenamento dos elementos

 

Quem?

Inventariante, somente enquanto o inventário não possuir o status “Finalizado” e enquanto o presidente ou o secretário não definirem os inventariantes para a próxima contagem de elementos.

Como?

 

Ou

 

15.          Como visualizar o relatório final e,ou o sub-relatório com as observações sobre o armazenamento dos elementos

 

Quem?

Usuário responsável pelo laboratório / espaço ao qual esteja vinculado o inventário, gestores, presidente, secretário ou inventariantes, somente após o inventário apresentar o status “Finalizado”.

Como?

 

Ou

 

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